Администрация МО "Кабанский район"

О проблемах с трудовыми книжками.

Вызывает интерес, кому вскоре предстоит выйти на пенсию, но и специалистов, отвечающих за работу с кадрами. Ведь на многих небольших предприятиях кадровой службы как таковой нет. Вот и возникает у работников, которых поставили на этот участок, вопрос: как корректно заполнить трудовую книжку? Ведь она на сегодняшний день остается основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работников. А значит, от правильности ее заполнения зависят социальные и пенсионные выплаты. Порой людей подводит незнание регламента, но нередко ошибки возникают из-за небрежного отношения к этому документу: подумаешь, какая-то книжица, которая по старинке заполняется от руки... А если от руки, то можно легко все неправильное зачеркнуть и рядом поставить верную запись.

Титул — дело серьезное

На самом деле существуют определенные правила исправления ошибочных записей в трудовой книжке. О них мы сейчас и поговорим. Кстати, порядок работы с трудовыми книжками установлен статьей 66 Трудового кодекса РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, которые утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225. Последние изменения внесены в этот документ в 2013 году, так что он дополняется и расширяется.

Взять, например, титульную страницу. Часто можно видеть вписанные или, наоборот, забеленные корректирующей жидкостью пропущенные или неправильно написанные буквы, цифры. А чтобы никто не сомневался, что исправления внес кадровик, на полях пишут: "Исправленному верить". И эту строку заверяют печатью организации. На самом деле поступать таким образом нельзя. Если при заполнении титульного листа трудовой книжки допущены ошибки, то в соответствии с п, 42 Правил книжка подлежит списанию в присутствии работника. Списание бланков трудовых книжек оформляется актом.

Получается, что на обложке вообще нельзя ничего исправлять? В титульный лист могут вноситься только изменения персональных данных работника, например фамилии в связи с вступлением в брак или расторжением брака, изменение имени, отчества, даты рождения. Такие изменения заносятся в трудовую книжку по месту последней работы ее владельца при предоставлении соответствующих документов (об этом говорится в п. 26 Правил). При этом одной чертой (замазывать ничего нельзя!) зачеркивается фамилия или имя, отчество, дата рождения, а рядом записывают новые сведения.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки должна быть сделана ссылка на документ, на основании которого внесены исправления. Вот эта запись уже заверяется подписью руководителя организации (его заместителя, начальника отдела кадров) и печатью. Последнюю нередко забывают поставить. Делают в оформлении подтверждающей записи и другие ошибки: не указывают старую или, наоборот, новую фамилию, выходные данные документов, на основании которых внесены изменения.

Титульный лист помимо сведений о работнике — фамилия, имя и отчество, дата рождения — содержит данные об образовании, профессии, специальности. Последние записываются в трудовой книжке на основании соответствующего документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (п. 9 Правил). При этом кадровики делают распространенную ошибку: вместо профессии вносят в трудовую книжку должность, на которую работника принимают в данную организацию. И еще один небольшой нюанс: сведения о полученном новом образовании, специальности, профессии вносятся без зачеркивания ранее внесенных записей. Новые сведения просто дописываются.

Давняя запись

Самые большие сложности вызывают старые записи с ошибками. Иногда их обнаруживает сам владелец трудовой книжки много лет спустя, порой — добросовестные работники кадровой службы. Как исправить такие ошибки? Правила эту ситуацию не регламентируют. Отчасти в решении вопроса, по мнению экспертов, можно опираться на постановление Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555 "Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий" и Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91.

В этих документах сказано, что принадлежность документа конкретному человеку "устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке".

На основании этих документов кадровик и вписывает, например, сотруднице новую, полученную в браке фамилию: ошибочную запись аккуратно зачеркивает, верную вносит рядом. На внутренней стороне титульного листа, обязательно указывается документ, на основании которого сделано исправление, запись заверяется подписью ответственного лица и печатью.

Ох, уж эти переименования...

От ошибок, связанных с переименованием организаций, пострадали не сотни, а тысячи и тысячи граждан. Если такие принципиальные ошибки кадровики допускали и в прежние годы, когда все работало относительно стабильно, то про теперешние времена и говорить нечего.

Как положено вносить такие записи по правилам? В разделе "Сведения о работе" при каждом случае изменения наименования организации в графе 3 необходимо сделать отдельной строкой (обратите внимание: без проставления очередного номера!) запись: "Организация (название) с (дата) переименована в (новое название)", а в графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (или вышестоящей организации). В обязательном порядке указывается его дата и номер.

Если такие записи не сделаны, то на практике получается, что человек был принят в одну организацию, а уволен из... другой. Пенсионный фонд РФ не учтет этот период стажа (не будем сейчас говорить, справедливо это или нет, это тема другого разговора). То, что гражданин работал все это время в одной и той же организации, приходится доказывать. Если организация уже не существует, приходится искать ее правопреемника или архив, куда могли быть сданы документы.

Специалисты советуют в случае, если ошибку в трудовой книжке допустили в компании, которая уже не существует, а человек обнаружил ее только при новом трудоустройстве, поступить следующим образом: на новом месте работы написать заявление с просьбой внести изменения. И приложить к нему выписку из ЕГРЮЛ (ее можно получить в налоговой по месту учета прежнего работодателя), а также все имеющиеся документы, которые могут подтвердить ошибочность (или отсутствие) записи. Если документов нет, можно сделать запрос в Госархив. Согласно Приказу Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 личные дела сотрудников ликвидированных организаций хранятся в течение 75 лет.

Ведь люди не только меняют работу, но и место жительства. Представьте: лет 35—40 назад человек работал на другом конце России на заводе, который трижды переименовывался, а ныне завода уже не существует. И вот гражданину приходится ехать и искать подтверждающие документы о переименовании... Далеко не всем это удается.

Вычеркивание недопустимо

Исправление неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах трудовой книжки "Сведения о работе" в виде зачеркивания не допускается. Как нужно поступить с неверной записью? Ее следует переписать с обязательным пояснением, почему это делается. Пояснение представляет собой стандартную фразу: "Запись за номером таким-то недействительна".

После этого делается правильная запись, например: "Принят по такой-то профессии (должности)" — и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого внесена неправильно (либо указывается дата и номер приказа (распоряжения), на ос­новании которого вносится правильная запись). Общий алгоритм исправления неправильных записей выглядит так:

— в графе 1 ставим следующий порядковый номер;

— в графе 2 — текущую дату;

— в графе 3 пишем: "Запись № __ недействительна. Принят на должность. ..

— в графе 4 снова вписываем дату, затем номер документа, на основании которого и вносится информация в трудовую книжку.

Весьма распространенная ошибка, когда в трудовой пропущена запись о переводе на другую работу и уже внесена запись об увольнении. Многие кадровики считают, что в этой ситуации надо отменить запись об увольнении, внести пропущенную запись и после нее вновь сделать запись об увольнении. Но в данном случае отменять запись об увольнении нет оснований. Пропущенная запись вносится дополнительно после записи об увольнении с повторным указанием наименования организации и удостоверяющими реквизитами.

Как и в случае с титульным листом, большие трудности вызывают ситуации, когда ошибка сделана давно, человек уже успел уволиться и был принят на новое место. Порядок действий кадровой службы остается прежним — корректирующая запись вносится под следующим порядковым номером и с текущей датой. А вот подтверждающий документ нужно получить у предыдущего работодателя, ведь исправления можно вносить только на основании официальных документов (это может быть копия приказа о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность, а также справки и выписки из личного дела и др.). Учитываются и свидетельские показания, но только в том случае, если об этом есть судебное решение. Так что в крайнем случае для подтверждения факта трудовой деятельности человек может обратиться в суд.

Из сказанного понятно, насколько порой бывает трудно внести исправление в трудовую книжку. Поэтому и кадровик, и сам работающий гражданин должны предельно внимательно отнестись к ее заполнению. И не стесняйтесь лишний раз перечитать содержание трудовой. Чем раньше будет обнаружена ошибка, тем больше времени на ее исправление. Это может избавить от многих хлопот в будущем при оформлении пенсии.

Специалист ГОППЗЛ Наталья Александровна Пушкарева